Stadt Memmingen:mm360°

Mit mm360° hat die Stadt Memmingen eine integrierte Wissens- und Steuerungsplattform etabliert, die Digitalisierung nicht als Einzelmaßnahme, sondern als dauerhaftes Organisationsprinzip versteht. Die Lösung verbindet ein verwaltungsweites Wiki, ein KI-gestütztes Prozessregister sowie datenbasierte Steuerungsinstrumente zu einem ganzheitlichen Ansatz für moderne kommunale Verwaltung.

Ein zentrales Erfolgsmerkmal ist, dass mm360° auf einem verwaltungsweit ausgerollten Projektmanagementtool basiert, das bereits als Standardlösung für das Projektmanagement in der gesamten Verwaltung genutzt wird. Dadurch konnte die Plattform ohne Medienbrüche, mit hoher Akzeptanz und auf bestehenden Strukturen aufbauen.

Das Herzstück von mm360° ist ein verwaltungsweites Wiki als verbindliche Wissensquelle für alle Mitarbeitenden. Über 5.100 Verwaltungsprozesse werden darin strukturiert dokumentiert, miteinander verknüpft und kontinuierlich weiterentwickelt.

Ein wesentliches Innovationsmerkmal ist der gezielte Einsatz von Prozessmanagement-KI (Auraflows), mit der Prozesse effizient erfasst, aktualisiert und optimiert werden können. Dadurch wird eine Qualität und Aktualität der Prozessdokumentation erreicht, die manuell nicht realisierbar wäre. mm360° schafft damit die Grundlage für Ende-zu-Ende-Digitalisierung, Automatisierung und den skalierbaren Einsatz weiterer KI-Anwendungen.

mm360° reduziert Suchzeiten, Mehrfacharbeiten und Medienbrüche signifikant, indem Wissen und Abläufe zentral verfügbar gemacht werden. Die Plattform unterstützt einen effizienten Einsatz von Personalressourcen, erleichtert Einarbeitungen und sichert Wissen nachhaltig – insbesondere vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel und demografischem Wandel.

Durch die zentrale Dokumentation und Optimierung von Prozessen können Digitalisierungsvorhaben gezielt priorisiert und Ressourcen bedarfsgerecht eingesetzt werden. Bestehende Systeme werden integriert, statt neue Insellösungen zu schaffen, was zu einer hohen Wirtschaftlichkeit bei überschaubaren Betriebskosten führt.

mm360° stärkt die strategische Steuerungsfähigkeit der Verwaltung durch die automatisierte Erfassung, Berechnung und Visualisierung verwaltungsweiter Kennzahlen. Politische Zielsetzungen, Digitalisierungsfortschritte und Ressourceneinsatz werden messbar und transparent – für Führungskräfte, Verwaltungsleitung und Politik.

Darüber hinaus ermöglicht mm360° ein strukturiertes Krisen- und Notfallmanagement. Durch die Verknüpfung des Stellenplans mit den dokumentierten Prozessen ist jederzeit nachvollziehbar, welche Personen für kritische Abläufe erforderlich sind. So bleibt die Handlungsfähigkeit der Verwaltung auch in Ausnahmesituationen gewährleistet.

Die Bewertung der Ausfallsicherheit einzelner Prozesse erfolgt auf Basis der Verknüpfung mit dem verwaltungsweiten Risikomanagement und den darin definierten Schutzbedarfskategorien. Kritische Prozesse, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten werden transparent dargestellt und können gezielt priorisiert, abgesichert und gesteuert werden.

Zusätzlich dient mm360° – basierend auf dem verwaltungsweiten Projektmanagementtool Zenkit – als zentrale Steuerungsplattform für Digitalisierungs- und Organisationsprojekte (u. a. OZG-Leistungen, DMS-Einführungen, RPA-Planung, Schulungen). Projektstände, Abhängigkeiten und Fortschritte sind jederzeit nachvollziehbar und ermöglichen eine evidenzbasierte Priorisierung.

mm360° ist modular, skalierbar und konsequent auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Kommunen ausgerichtet. Der Ansatz ist praxiserprobt, wirtschaftlich und ohne proprietäre Abhängigkeiten auf andere Städte und Gemeinden unter 100.000 Einwohnenden übertragbar.

mm360° steht für digitale Exzellenz, die wirkt – innovativ, wirtschaftlich, resilient und steuerbar.